ПОЛИТИКА оператора в отношении обработки персональных данных ООО «ИТ4Компани»

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика оператора в отношении обработки персональных данных (далее — Политика) определяет цели, содержание и порядок обработки персональных данных, меры, направленные на защиту персональных данных, а также процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных, Общества с ограниченной ответственностью «ИТ4Компани» ОГРН 1257800018035, ИНН 7807397614, адрес: 198328, г. Санкт-Петербург, ул. Маршала Захарова, д. 19, к. 1, литера А, кв. 115 (далее — Оператор).

1.2. Политика разработана во исполнение требований п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Федеральный закон № 152-ФЗ) в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну. Политика размещается на официальном сайте Оператора в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

1.3. Целью настоящей Политики является соблюдение требований Федерального закона № 152-ФЗ, защита интересов Оператора, его работников, уволенных работников, соискателей, членов их семей (в предусмотренных законом случаях), контрагентов, представителей контрагентов, пользователей платформы CLOCS (мастеров, держателей коворкингов, клиентов), посетителей сайтов Оператора, выгодоприобретателей и поручителей по договорам и их представителей, а также иных субъектов персональных данных, обращающихся к Оператору.

1.4. Политика распространяется на персональные данные, полученные как до, так и после утверждения настоящей Политики.

1.5. Настоящая Политика распространяется на всех работников Оператора, имеющих доступ к персональным данным, и на лиц, обрабатывающих персональные данные по поручению Оператора.

1.6. Настоящая Политика обязательна для ознакомления и исполнения всеми работниками Оператора, допущенными к обработке персональных данных, и лицами, привлекаемыми Оператором на основании гражданско-правовых договоров.

1.7. Настоящая Политика рекомендована для применения путём включения соответствующих ссылок в договоры, заключаемые Оператором с контрагентами, оказывающими услуги по обработке персональных данных, в качестве неотъемлемого условия таких договоров.

1.8. Контроль за исполнением требований настоящей Политики осуществляется лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных в ООО «ИТ4Компани» (далее — Ответственный).

1.9. Ответственность за нарушение требований законодательства Российской Федерации и нормативных актов Оператора в сфере обработки и защиты персональных данных определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. Основные понятия, используемые в Политике

• автоматизированная обработка персональных данных — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
• безопасность персональных данных — состояние защищённости персональных данных, характеризуемое способностью пользователей, технических средств и информационных технологий обеспечить конфиденциальность, целостность и доступность персональных данных при их обработке в информационных системах;
• блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
• информационная система персональных данных— совокупность содержащейся в базах данных информации о персональных данных и обеспечивающих её обработку информационных технологий и технических средств;
• конфиденциальность персональных данных — обязательное для соблюдения требование не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации;
• неавтоматизированная обработка персональных данных — обработка персональных данных, осуществляемая при непосредственном участии работника Оператора без использования средств вычислительной техники;
• обезличивание персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
• обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
• оператор— Общество с ограниченной ответственностью «ИТ4Компани» ОГРН 1257800018035, ИНН 7807397614, адрес: 198328, г. Санкт-Петербург, ул. Маршала Захарова, д. 19, к. 1, литера А, кв. 115;
• персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
• персональные данные, разрешённые субъектом персональных данных для распространения — персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных путём дачи согласия на обработку персональных данных, разрешённых субъектом персональных данных для распространения, в порядке, предусмотренном Федеральным законом № 152-ФЗ;
• платформа CLOCS — программно-аппаратный комплекс Оператора, размещённый в сети Интернет и предназначенный для взаимодействия мастеров, держателей коворкингов и клиентов (далее — Платформа);
• предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных определённому лицу или определённому кругу лиц
• распространение персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределённому кругу лиц;
• смешанная обработка персональных данных — совокупность неавтоматизированного и автоматизированного способов обработки персональных данных;
• субъекты персональных данных — работники Оператора, уволенные работники, члены их семей (в объёме, необходимом для предоставления гарантий и вычетов), соискатели и кандидаты на заключение гражданско-правовых договоров, контрагенты и их представители, выгодоприобретатели и поручители по договорам и их представители, пользователи платформы CLOCS (мастера, держатели коворкингов, клиенты), посетители сайтов Оператора, а также иные лица, чьи персональные данные стали известны Оператору при осуществлении его деятельности;
• трансграничная передача персональных данных — передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому или иностранному юридическому лицу;
• удаление персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным ознакомиться с содержанием персональных данных в информационной системе или на материальном носителе;
• уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе или на машинном носителе и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
• посетитель — физическое лицо, использующее платформу CLOCS без прохождения процедуры регистрации (создания учётной записи), в том числе в целях ознакомления с публичными профилями мастеров и держателей коворкингов и иными общедоступными разделами Платформы;
• пользователь — физическое лицо, прошедшее процедуру регистрации на платформе CLOCS, принявшее условия Пользовательского соглашения Платформы и использующее её функциональные возможности в одной или нескольких ролях: мастер (бьюти-мастер), держатель коворкинга, клиент;
• мастер (бьюти-мастер) — пользователь платформы CLOCS, оказывающий услуги индустрии красоты (парикмахерские, ногтевой сервис, косметология, эстетика и иные подобные услуги) клиентам с использованием функциональных возможностей Платформы, в том числе путём размещения публичного профиля и принятия записей на услуги;
• держатель коворкинга — пользователь платформы CLOCS, предоставляющий мастерам рабочие места (помещения, оборудованные для оказания услуг индустрии красоты) на возмездной или иной основе и использующий Платформу для размещения публичного профиля коворкинга и взаимодействия с мастерами;
• клиент — пользователь платформы CLOCS, осуществляющий с использованием Платформы запись на услуги индустрии красоты, оказываемые мастером, и взаимодействующий с мастером и (или) держателем коворкинга в рамках такой записи;
• публичный профиль — раздел платформы CLOCS, в котором мастер или держатель коворкинга по своему усмотрению размещает сведения о себе, своей деятельности и оказываемых услугах (фамилию, имя, специализацию, фотографии, описание услуг, локацию, контактные данные и иные аналогичные сведения), доступные неопределённому кругу лиц на условиях согласия на распространение персональных данных в соответствии со статьёй 10.1 Федерального закона № 152-ФЗ;
• контент пользователя — любая информация (тексты, изображения, фото- и видеоматериалы, отзывы, комментарии, сведения о расписании и иные данные), которую пользователь самостоятельно размещает или передаёт через платформу CLOCS, в том числе для отображения в публичном профиле или для взаимодействия с другими пользователями;
• cookie-файл — небольшой текстовый файл, размещаемый платформой CLOCS или иными ресурсами в браузере (приложении) посетителя или пользователя и используемый для идентификации браузера (приложения), сохранения пользовательских настроек, обеспечения работы Платформы, а также для целей измерения, аналитики и маркетинга в случаях, предусмотренных Политикой использования файлов cookie и аналогичных технологий на платформе CLOCS;
• локальное хранилище браузера — встроенный в браузер механизм хранения данных на устройстве посетителя или пользователя (Local Storage, Session Storage и аналогичные технологии), используемый для целей, аналогичных целям использования cookie-файлов; в настоящей Политике на локальное хранилище распространяются те же правила, что и на cookie-файлы.

3. Принципы обработки персональных данных

3.1. Обработка персональных данных у Оператора осуществляется в соответствии с принципами, установленными статьёй 5 Федерального закона № 152-ФЗ:

• обработка персональных данных осуществляется на законной и справедливой основе;
• обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определённых и законных целей;
• не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
• не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
• обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
• содержание и объём обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки;
• обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;
• при обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных;
• Оператор принимает необходимые меры по удалению или уточнению неполных или неточных данных;
• хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;
• обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

4. Правовые основания обработки персональных данных

4.1. Оператор производит обработку персональных данных при наличии хотя бы одного из следующих условий (правовых оснований):

• обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;
• обработка персональных данных необходима для исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве;
• обработка персональных данных осуществляется в связи с участием лица в конституционном, гражданском, административном, уголовном судопроизводстве, судопроизводстве в арбитражных судах;
• обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем. Заключаемый с субъектом персональных данных договор не может содержать положения, ограничивающие права и свободы субъекта персональных данных, устанавливающие случаи обработки персональных данных несовершеннолетних, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации, а также положения, допускающие в качестве условия заключения договора бездействие субъекта персональных данных;
• обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на Оператора функций, полномочий и обязанностей;
• обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение его согласия на обработку персональных данных невозможно;
• обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов Оператора или третьих лиц либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;
• осуществляется обработка персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с федеральным законом;
• обработка персональных данных, разрешённых субъектом персональных данных для распространения, осуществляется с соблюдением запретов и условий, установленных статьёй 10.1 Федерального закона № 152-ФЗ.

5. Цели обработки персональных данных, категории и перечень обрабатываемых персональных данных, способы их обработки, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются

5.1. Оператор осуществляет обработку персональных данных в целях, предусмотренных настоящим разделом. Для каждой цели определяются категории субъектов, перечень обрабатываемых персональных данных, правовые основания, перечень действий, способы обработки, сроки хранения и получатели персональных данных. Актуальный перечень процессов обработки персональных данных ведётся Оператором в Реестре процессов обработки персональных данных, утверждаемом приказом генерального директора.

5.2. Ведение кадрового и бухгалтерского учёта, расчёт заработной платы и оплата по договорам Категории субъектов персональных данных: работники, уволенные работники, члены семьи работников (в объёме, необходимом для предоставления вычетов и гарантий), контрагенты. Категории и перечень персональных данных:

• фамилия, имя, отчество;
• год, месяц, дата и место рождения;
• гражданство;
• данные документа, удостоверяющего личность;
• адрес регистрации и адрес места жительства;
• адрес электронной почты и номер телефона;
• СНИЛС, ИНН;
• сведения об образовании;
• профессия, должность;
• сведения о трудовой деятельности (стаж, текущая занятость);
• сведения, содержащиеся в трудовом договоре и гражданско-правовых договорах и дополнительных соглашениях;
• сведения о заработной плате и доходах;
• сведения о ежегодных, учебных и иных отпусках;
• реквизиты банковской карты, номера расчётного и лицевого счетов;
• семейное положение (в объёме, необходимом для кадрового учёта и налоговых вычетов);
• данные договора, сведения об оказываемых услугах и актах выполненных работ.

— согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;
— достижение целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, осуществление и выполнение возложенных на Оператора законодательством Российской Федерации функций, полномочий и обязанностей;
— исполнение договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также заключение договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем.

Перечень действий с персональными данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение.

Способы обработки: смешанная, с передачей по внутренней сети и по сети Интернет (электронная отчётность, клиент-банк, сервисы электронного документооборота).

Срок хранения: в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и законодательства о бухгалтерском учёте (75 лет для документов по личному составу, 5 лет для бухгалтерских документов).

Получатели персональных данных: ФНС России, СФР (Социальный фонд России), банковские организации, обслуживающие выплаты работникам и контрагентам, привлечённый бухгалтер на аутсорсинге, операторы электронной отчётности и электронного документооборота.